Hướng dẫn tạo mới và quản lý thông tin kho hàng

Khai báo thông tin kho hàng cho phép người dùng tạo mới và quản lý các mặt hàng với hiện có.

1: Quản lý thông tin kho hàng.

Để vào quản lý kho hàng chọn mở menu “ Cài đặt” chọn chức năng “ Thông tin kho hàng”

Tại màn hình chức năng này người dùng có thể xem danh sách thống kê các sản phẩm có trong kho hàng.

Tìm kiếm các sản phẩm trong kho hàng theo mã hàng, tên hàng.

Tùy chọn hiển thị kho hàng theo mức tồn kho, theo nhóm hàng hoặc theo tình trạng hàng hóa.

Xem chi tiết, cập nhật và xóa sản phẩm.

Thêm mới đơn lẻ từng sản phẩm hay import file excel nhiều sản phẩm cùng lúc.

Xuất file excel danh sách sản phẩm để dễ dàng cho việc quản lý.

2. Thêm mới từng mặt hàng đơn lẻ

Bước 1: Chọn mở menu “Cài đặt”  chọn chức năng “Thông tin kho hàng”

Bước 2: Chọn nút “Tạo mới”

Bước 3: Điền các thông tin thêm mới bao gồm :

        - Mã hàng hóa : Mã hàng hóa là mã hệ thống tự sinh tránh bị trùng lặp. Tuy nhiên người dùng vẫn có thể thay đổi được.

        - Tên hàng hóa, chủng loại, nhóm hàng hóa : Dữ liệu nhóm hàng hóa chọn từ một trong các nhóm hàng trong danh mục.

        - Giá nhập, giá bán, đơn vị đo lường, hình ảnh của sản phẩm. Lưu ý: Có thể đẩy được tối đa 5 file ảnh của 1 sản phẩm lên hệ thống.

=> Lưu ý: giá nhập và giá bán từng sản phẩm này là giá riêng cho từng chi nhánh. Nếu trong trường hợp có nhiều chi nhánh thì mỗi chi nhánh có thể nhập giá khác nhau của từng mặt hàng

 - Định mức tồn tối thiếu, định mức tồn tối đa : Nhập thông tin định mức tồn trong vùng nhập “Thông tin chi tiết”.

        => Lưu ý, các ô có dấu (*) là các ô bắt buộc nhập.

Bước 3: Khi khai báo xong nhấn nút “Tạo mới”

   Sau khi tạo mới thành công, dữ liệu được hiển thị trong danh sách các mặt hàng. Tại đây có thể chỉnh sửa hoặc xóa bỏ những mặt hàng không cần thiết.

=> Lưu ý : Những mặt hàng đã được bán  hoặc nhập hàng ( tức là đã có giao dịch ) thì không cho phép xóa. Tránh ảnh hưởng tới thông tin kho cũng như thống kê doanh thu bán hàng hóa.

3: Thêm mới nhiều sản phẩm bằng cách import file excel.

Bước 1: Tại màn hình quản lý kho hàng nhấn chọn “ Import”

Chọn vào nút “ Tải mẫu file Import” để thực hiện tải mẫu file excel đã được tạo sẵn trên hệ thống.

Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin: Nhóm hàng, Mã hàng, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Giá nhập, Giá bán, Định mức tồn nhỏ nhất, lớn nhất, đơn vị tính.

Nhập và lưu thông tin trên file excel mẫu, trở về màn hình nhập hàng, kích Chọn file dữ liệu và tìm đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống.

Tải file đó lên hệ thống

=> Lưu ý: Mã hàng hóa trong file phải không được trùng nhau và không được trùng với những sản phẩm đã có trên hệ thống.

4: Tìm kiếm thông tin sản phẩm.

Tại phía bên phải màn hình nhập từ khóa tìm kiếm là tên sản phẩm, mã sản phẩm hoặc mô tả. Rồi nhấn “ Enter”

Hệ thống sẽ lọc ra những sản phẩm theo đúng từ khóa tìm kiếm.

5: Tùy chọn hiển thị danh sách.

Hiện thị danh sách theo mực tồn kho.

• Tất cả.
• Dưới định mức tồn.
• Vượt định mức tồn
• Còn hàng trong kho.
• Hết hàng trong kho.

Hiện thị danh sách theo nhóm hàng.

Hiện thị theo trạng thái mặt hàng.

• Hàng đang kinh doanh.
• Hàng ngừng kinh doanh.
• Tất cả.

6: Xóa sản phẩm trong kho hàng.

• Lưu ý: chỉ xóa nhưng sản phẩm hết hàng hoặc ngừng kinh doanh. Không xóa nhưng sản phẩm đang sử dụng trong các dịch vụ.

Để xóa sản phẩm nhấn chọn biểu tượng xóa.

7: Xem chị tiết và cập nhật sản phẩm.

Bước 1: Nhấn chọn biểu tượng mắt xanh ( xem và cập nhật)

Màn hình hiển ra như sau.

Bước 2: Thực hiện thay đổi thông tin cho sản phẩm.

Bước 3: Nhấn “Cập nhật” để lưu thông tin.

8: Xuất file excel.

Tại màn hình quản lý kho hàng nhấn “ Xuất excel” để xuất danh sách kho hàng.