Danh sách khách hàng

- Trong mục danh sách khách hàng có các chức năng như: Thêm mới khách hàng, Tìm kiếm khách hàng, Xuất file, Đăng ký gói tập, Xem chi tiết gói tập, Hủy dịch vụ, Xem và cập nhật khách hàng, Gia hạn, Đóng băng, Chuyển nhượng,  Đổi Thuê huấn luyện viên, Mượn tủ đồ, Trả tủ đồ, Mượn đồ tập, Trả đồ tập, Nâng cấp gói cước, Đăng kí tập cơ sở khác

1. Thêm mới khách hàng:

Có 3 cách để thêm mới một khách hàng.

Cách 1: Thêm mới thông tin khách hàng.

- Để Thêm mới một khách hàng trước tiên người dùng phải vào được form Thêm mới, các bước để vào form thêm mới như sau:

• Bước 1: Click “Khách hàng”
• Bước 2: Chọn “Thêm mới (F2)”

- Các bước để thêm mới khách hàng:

• Bước 1: Nhập thông tin khách hàng cần thêm mới, trong đó các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập
• Bước 2: Thêm ảnh (nếu có): Chọn ảnh có sẵn trong bộ nhớ máy tính hoặc Chụp ảnh mới

  + Cách 1: Chụp ảnh mới máy tính phải đảm bảo có camera, sau khi chọn chụp ảnh từ webcam người dùng thực hiện như sau:

Sau khi chụp ảnh xong hình ảnh sẽ được hiển thị như hình dưới đây, tiếp theo nhấn nút Tạo mới để thêm khách hàng đó

              + Cách 2: Chọn ảnh có sẵn trong bộ nhớ máy tính

Sau đó chọn file ảnh muốn thêm vào và nhấn Tạo mới

Cách 2: Thêm mới khách hàng đồng thời đăng kí dịch vụ cho khách hàng

- Để Thêm mới khách hàng và đăng kí dịch vụ cho khách hàng đó trước tiên người dùng phải vào được form Thêm mới, các bước để vào form thêm mới như sau:

• Bước 1: Click “Khách hàng”
• Bước 2: Chọn “Tạo mới và đăng kí (F1)”

- Các bước để thêm mới khách hàng:

• Bước 1: Nhập thông tin khách hàng cần thêm mới, đăng kí chọn gói cước đã thêm trong hệ thống trong đó các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập
• Bước 2: Thêm ảnh (nếu có): Chọn ảnh có sẵn trong bộ nhớ máy tính hoặc Chụp ảnh mới.

(các bước thêm ảnh tương tự cách 1)

Sau khi điền đẩy đủ thông tin nhấn “ Tạo mới” để hoàn thành hoặc nhấn “ Tạo mới và in hóa đơn” để lưu thông tin khách hàng và in hóa đơn tiền dịch vụ cho khách.

Cách 3: Thêm mới nhiều khách hàng cũng một lúc bằng file excel.

Bước 1: Chọn vào “ Khách hàng”.

Bước 2: Chọn “ Mở rộng” rồi nhấn chọn ”Import”

Bước 3: Màn hình import hiện ra.

Nếu trường hợp đã có file excel nhấn chọn tải danh sách khách hàng. Chọn file excel từ hệ thống . Trong trường hợp không có file excel nhấn “Tải file mẫu file import”

Sau khi tải file excel thành công nhấn đồng ý để lưu lại

Danh sách khách hàng sẽ được cập  nhận tại màn hình danh sách khách hàng.

2. Xem và cập nhật thông tin:

- Từ màn hình danh sách khách hàng nhấn chọn vào tên khách hàng muốn xem thông tin và cập nhật

- Trong màn hình chỉnh sửa có thể thay đổi và thêm mới các trường. Sau khi điền thông tin nhấn “ Cập nhật” để lưu thông tin.

- Trong màn hình chỉnh sửa có thêm mục lấy vân tay có thể thêm vân tay tại hướng dẫn cài đặt Timesoftclient.

3. Đăng ký gói tập: 

Cách 1: Dành cho khách hàng mới chỉ đăng kí thông tin hoặc nhưng khách hàng muốn đăng kí thêm nhiều dịch vụ khác

- Bước 1: Chọn biểu tượng “ Dấu cộng:_ đăng ký gói tập để form đăng ký hiển thị ra, 

- Bước 2: Chọn gói cước khách hàng muốn sử dụng, hệ thống sẽ hiển thị ngày bắt đầu , ngày kết thúc của gói cước. Trường hợp bạn có khuyến mãi cho khách thì chọn CTKM ( Đọc hướng dẫn Chương trình khuyến mại), Có giảm giá cho khách theo tiền hay theo phần % , người sử dụng sẽ chọn.

Lưu ý: Trường hợp khách hàng đến đăng kí và tập luôn , hệ thống sẽ hiển thị luôn ngày kích hoạt,  Một số trường hợp khách hàng đến mua trước nhưng chưa đi tâp, người dùng sẽ chọn sang mục “Kích hoạt lần đầu tập” , để khi khách hàng đến tập hệ thống sẽ ghi nhận lại ngày kết thúc gói tập cho khách.

Trên phần mềm còn hỗ trợ chức năng tập nhiều cơ sở ( Phòng tập của bạn có nhiều cơ sở , cho phép khách hàng đăng kí ở cơ sở này, có thể tập được nhiều cơ sở, hệ thống sẽ tự động ghi nhận khách hàng, chuyển thông tin đến các cơ sở còn lại.

- Bước 3: Nhấn nút Tạo mới, muốn In hóa đơn thì chọn nút Tạo mới và In hóa đơn

Cách 2: Đăng kí dịch vụ cho khách hàng mới.

(Tương tự cách 2 thêm mới khách hàng)

4. Dịch vụ đã đăng ký: 

- Trong màn hình danh sách gói khách hàng chọn biểu tượng Dịch vụ đã đăng ký 

- Màn hình Thông tin sử dụng dịch vụ sẽ được mở ra

- Trong màn hình này có 2 phần thông tin lớn đó là: Thông tin sử dụng dịch vụ và Lịch sử tác động

- Thông tin sử dụng dịch vụ bao gồm: Xem chi tiết gói dịch vụ và Hành động

4.1: Xem chi tiết gói dịch vụ đã đăng ký:

- Click biểu tượng con mắt ,  màn hình Chi tiết dịch vụ sẽ hiển thị ra . Tại đây người quản lý có thể xem chi tiết gói tập của khách hàng. Có thể in lại hóa đơn cho khách nếu cần.

4.2: Biểu tượng các chức năng  trong màn hình Thông tin sử dụng dịch vụ:

- Trong màn hình biểu tượng Hành động có các chức năng sau: Tặng khuyến mại, Thay đổi thời gian, Cộng ngày, Đổi gói cước, Đóng băng, Chuyển nhượng, Hủy dịch vụ, Gia hạn, Nâng cấp gói cước, Đăng kí tập cơ sở khác.

a. Tặng khuyến mãi.

Tặng thêm khuyến mãi cho khách hàng cho dịch vụ mà khách hàng đã đăng kí.

Bước 1: Chọn vào “ Tặng khuyến mãi” màn hình tặng khuyến mãi xuất hiện

Bước 2: Chọn chương trình khuyến mãi, lí do tặng là bắt buộc

Bước 3: Nhấn “ Lưu lại “ để lưu thông tin.

• Lưu ý nhưng chương trình áp dụng chó tặng khuyến mãi chỉ áp dụng với những chương trình theo số ngày hoặc số lần quẹt.

b. Thay đổi thời gian

- Thay đổi thời gian tập dành cho khách hàng bận không đi tập được đúng ngày đã đăng ký thì sẽ được bên phòng tập Thay đổi thời gian tập gói cước đó cho khách hàng đã chọn, các bước để thực hiện thay đổi thời gian tập như sau:

Bước 1: Thay đổi thời gian đến tập của khách hàng

Bước 2: Nhập Lý do khách hàng thay đổi thời gian tập

Bước 3: Chọn Lưu lại để hoàn thành thay đổi thời gian đến tập của khách

c. Cộng ngày:

- Cộng ngày trong các trường hợp khách hàng được khuyến mại, ..., các bước để thực hiện Cộng ngày như sau:

Bước 1: Nhập Số ngày cộng thêm, từ đó ngày kết thúc của Thời hạn sử dụng(mới), Số ngày còn lại(mới) sẽ được tăng theo số ngày cộng thêm.

Bước 2: Nhập Lý do cộng ngày

Bước 3: Lưu lại để hoàn thành cộng ngày

d. Đổi gói cước:

- Đổi gói cước sử dụng trong trường hợp khách hàng không thích sử dụng gói đã đăng ký trước đấy và muốn đổi sang gói khác, thực hiện theo 2 bước:

Bước 1: Chọn gói cước muốn đổi, khi đó các dữ liệu của gói vừa chọn sẽ hiển thị ra trong đó có Ngày bắt đầu, sau đó thay đổi Ngày bắt đầu (nếu muốn) 

Bước 2: Lưu lại để hoàn thành Đổi gói cước

e. Đóng băng: Trường hợp khách hàng đăng kí dịch vụ nhưng vì lý do gì đó mà khách hàng không đến tập trong 1 khoảng thời gian, người dùng sẽ đóng băng cho khách hàng đó.

- Đóng băng dịch vụ thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chọn Hạn đóng băng (Lưu ý: Hạn đóng băng phải lớn hơn ngày hiện tại)

Bước 2: Nhập Ghi chú 

Bước 3: Nhấn chọn Đóng băng 

f. Chuyển nhượng:

- Chuyển nhượng gói cước là chuyển gói cước từ người này qua người khác, thực hiện chuyển nhượng như sau:

Bước 1: Chọn khách hàng được chuyển nhượng

Bước 2: Lưu lại để hoàn thành chuyển nhượng

Trường hợp phòng tập có tính phí chuyển nhượng, điền vào thông tin thanh toán.

g. Hủy dịch vụ:

- Để hủy dịch vụ cho khách hàng người dùng chọn Hủy dịch vụ từ menu Hành động, sau đó màn hình hiển thị xác nhận hủy dịch vụ => Ok để Hủy dịch vụ

h. Gia hạn: Khách hàng đã hết hạn gói gọi dịch , muốn tiếp tục đi tập khách hàng có thể gia hạn cho khách hàng.

Trong phần gia hạn gói cước có 3 khối thông tin: Dịch vụ hiện tại, Đăng ký mới và Thông tin thanh toán 

- Dịch vụ hiện tại: Hiển thị gói dịch vụ hiện tại

- Đăng ký mới: Hiển thị thông tin gói dịch vụ đó và cho người dùng chọn ngày bắt đầu, giá trị khuyến mại(nếu có)

- Thông tin thanh toán: Hiển thị giá trị tiền gói dịch vụ, giảm giá(nếu có), Số tiền khách trả và ghi nợ

Các bước để thực hiện Gia hạn như sau:

- Bước 1: Chọn ngày bắt đầu nếu muốn vì hệ thống đang để ngày bắt đầu là ngày hiện tại, các giá trị khác nhập vào nếu có

- Bước 2: Lưu lại để hoàn thành Gia hạn

i. Nâng cấp gói cước: Khi khách hàng đăng kí 1 gói cước nhưng sau đó lại muốn chuyển sang gói cước có giá trị cao hơn. Người dùng có thể thực hiện nâng cấp gói cước cho khách. Các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Chọn “Nâng cấp gói cước”, màn hình nâng cấp sẽ hiển thị. Gói cước đã đăng kí cũ,

- Bước 2: Chọn gói cước mới, Hệ thống sẽ ghi nhận lại ngày bắt đầu và  ngày kết thúc của gói cước mới, số tiền bù mà khách phải trả thêm để sử dụng gói cước mới.

- Bước 3: Click “Lưu lại”

j.Đăng ký tập cơ sở khác: Cho phép khách hàng đăng kí 1 cơ sở được tập tại nhiều cơ sở khác trong hệ thống phòng tập. Cách thực hiện như sau:

- Bước 1: Chọn “ Đăng kí tập cơ sở khác”

- Bước 2: Chọn các cơ sơ đăng kí tập

- Bước 3: Click “Lưu lại”

Để xem lại khách hàng được tập các cơ sở nào người dùng chọn vào biểu tượng con mắt

 4.3: Lịch sử tác động: 

- Trong lịch sử tác động này sẽ hiển thị cho người dùng thấy hệ thống đã thực hiện thao tác gì cho khách hàng đó 

5. Hành động ở ngoài màn hình Danh sách khách hàng:

5.1: Đóng băng: Như hướng dẫn phía trên

5.2: Chuyển nhượng: Như hướng dẫn phía trên

5.3: Hủy dịch vụ: Như hướng dẫn phía trên

5.4: Thuê huấn luyện viên: 

Trong mục Thuê huấn luyện viên thực hiện theo các bước như sau:

- Bước 1: Chọn HLV cần đăng ký

- Bước 2: Nhập số buổi đăng ký HLV, hệ thống sẽ tự động fill ra giá 1 buổi, trường hợp giá khác người dùng có thể nhập thay đổi giá.

- Bước 3: Nhấn chọn Lưu lại hoặc lưu và in hóa đơn cho khách nếu cần

Lưu ý: Ngoài 2 trường Đăng ký HLV và Số buổi thì các trường khác có thể nhập hoặc không

5.5: Thay đổi HLV: 

Phần này chỉ hiển thị đối với khách hàng đã Thuê HLV, các bước thay đổi HLV như sau:

- Bước 1: Chọn HLV muốn thay đổi, khi đó số tiền phải bù sẽ tự động hiển thị

- Bước 2: Nhập Lý do muốn thay đổi HLV 

- Bước 3: Lưu lại

5.7: Mượn tủ đồ: khách hàng có nhu cầu mượn or thuê tủ đồ( phụ thuộc vào quy định quản lý của phòng tập). Người dùng có thể tính phí hoặc không( Xem hướng dẫn Quản lý tủ đồ)

- Bước 1 : Chọn mục các tủ còn trống

- Bước 2: Click “Lưu lại”

Sau khi mượn tủ đồ hệ thống có xuất hiện trả tủ đồ.

Nhấn vào trả tủ đồ màn hình thông tin mượn tủ đồ xuất hiện nhấn “ Trả lại” để hoàn thành trả đồ.

5.8: Mượn đồ tập: khách hàng có nhu cầu mượn đồ tập ( Xem hướng dẫn Quản lý đồ tập, đồ bơi)

- Bước 1: Chọn đồ tập, chọn số lượng đồ tập

Bước 2:  Nhấn chọn " Thêm".

Đồ tập sau khi chọn sẽ hiện thị xuống bên dưới, người dùng có thể tiếp tục chọn đồ tập khác.

- Bước 3: Click “Lưu lại”

Sau khi mượn đồ tập hệ thông xuất hiện “ Trả đồ tập”

Chọn vào trả đồ tập màn hình thông tin đồ đã tập xuất hiện.  Click “ Trả lại” để hoàn thành trả đồ tập.

6. Chức năng tìm kiếm:

Trong chức năng tìm kiếm, chia ra các loại như: Tìm kiếm theo nội dung, Tìm kiếm theo sinh nhật, Còn nợ, Khách hàng sắp hết hạn, Trạng thái khách hàng

6.1: Tìm kiếm theo nội dung:

- Tìm kiếm theo nội dung là tìm kiếm theo Tên khách hàng hoặc Số điện thoại, tìm kiếm bằng cách viết số hoặc tên người cần tìm vào rồi Enter dữ liệu tìm kiếm sẽ hiển thị trong bảng Danh sách khách hàng 

6.2: Tìm kiếm theo sinh nhật:

- Tìm kiếm theo sinh nhật người dùng có thể chọn theo ngày hôm nay, hôm qua, ngày mai....hoặc tùy chỉnh để tìm kiếm sinh nhật của khách hàng theo thời gian chọn

6.3: Tìm kiếm theo còn nợ:

Trong phần Tìm kiếm theo còn nợ có 3 mục: Tất cả, Đã thanh toán, Còn nợ

- Tìm kiếm Tất cả sẽ hiển thị tất cả khách hàng trong đó có cả khách hàng đã thanh toán và còn nợ

- Tìm kiếm Đã thanh toán sẽ hiển thị khách hàng trong đó có cả khách hàng đã thanh toán 

- Tìm kiếm Còn nợ sẽ hiển thị khách hàng trong đó có cả khách hàng đã còn nợ

6.4: Tìm kiếm theo Khách hàng sắp hết hạn:

- Bước 1: Tích chọn Hết hạn trong: 3 ngày

- Bước 2: Thay đổi số ngày tìm kiếm hết hạn => Danh sách khách hàng sẽ hiển thị theo giá trị tìm kiếm

6.5: Tìm kiếm theo Trạng thái khách hàng:

Trong phần Tìm kiếm theo Trạng thái khách hàng có 3 mục: Tất cả, Đang hoạt động, Không hoạt động

- Tìm kiếm Tất cả sẽ hiển thị tất cả khách hàng trong đó có cả khách hàng Đang hoạt động, Không hoạt động

- Tìm kiếm Đang hoạt động sẽ hiển thị khách hàng trong đó có cả khách hàng Đang hoạt động 

- Tìm kiếm Không hoạt động sẽ hiển thị khách hàng trong đó có cả khách hàng Không hoạt động

6.6 Tìm kiếm nhưng dịch vụ đã hết hạn.

Chọn vào Hết hạn hệ thống sẽ lọc ra danh sách khách hàng có dịch vụ đã hết hạn

6.7 Tùy chọn hiển thị số bản ghi trong danh sách.

Có thể tùy chọn số danh sách khách hàng hiện thị trong một trang bằng cách chọn số bản ghi nhấn “ Enter”

7: Tùy chọn hiện thị danh sách khách hàng.

Người dùng có thể tùy chọn những thông tin của khách hàng muốn hiện thị ra màn hình bằng cách.