Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay với 03 bước đơn giản

12/06/2018 04:21   by Admin

Ở bài viết này, TimeSoft.vn sẽ hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay dành cho ai chưa có kinh nghiệm lắp đặt và sử dụng máy chấm công trước đó. Sử dụng máy chấm công vân tay rất dễ dàng, và chắc chắn qua bài viết này, các bạn sẽ sử dụng máy chấm công vân tay thật đúng cách và hiệu quả.

 

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay từ A đến Z

Quy trình sử dụng máy chấm công có thể thu hẹp lại với các bước sau:

1. Kết nối máy chấm công với máy tính

2. Lấy dấu vân tay mới

3. Thực hiện chấm công vân tay và quản lý nhân viên

 

Bước 1. Kết nối máy chấm công với máy tính

Có hai cách kết nối máy chấm công với máy tính, đó là kết nối bằng dây mạng cổng TCP/IP và kết nối máy chấm công bằng mạng LAN. Trong đó thì cách kết nối máy chấm công với máy tính bằng dây mạng là cách nhanh chóng và đơn giản hơn cả.

Để máy chấm công hoạt động được và sử dụng được phần mềm chấm công chúng ta phải thực hiện kết nối máy chấm công với máy tính qua cổng TCP/IP.

hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay

Kết nối máy chấm công với máy tính

Máy chấm công vân tay ngày nay được sản xuất và thiết kế có rất nhiều loại, model khác nhau tuy khác nhau về 1 số điểm nhưng chúng đểu được hoạt động theo các kiểu kết nối sau : TCP/IP, USB, RS485, RS232....

Rất đơn giản, các bạn dùng một đoạn dây mạng có bấm đầu mạng nhé, rồi cắm một đầu vào máy chấm công và một đầu vào máy tính bạn đã cài đặt phần mềm.

Sau đó bạn tiếp tục phải thiết lập IP tĩnh cho máy. Giải sử máy chấm công có địa chỉ Ip là: 127.168.1.200 thì bạn đặt IP cho máy tính là: 127.168.1.201 hay khác với địa chỉ cuối cùng của máy chấm công là được. Bước cuối là bạn thực hiện lệnh ping xem máy tính đã thông chưa.

Xem thêm >> 02 Cách kết nối máy chấm công với máy tính chưa đến 1 phút

 

 Bước 2. Lấy dấu vân tay cho nhân viên mới

Thao tác như sau: Từ bàn phím máy chấm công bạn ấn và giữ phím M/Ok khoảng 5 giây, bạn sẽ vào được menu của máy chấm công. Trong trường hợp máy hiển thị lên 1 chìa khóa và dòng chữ Xác nhận mật mã 1, thì bạn đặt vân tay của người được đăng ký làm quản lý trên máy chấm công.

Sau khi bạn vào được màn hình Menu chính, bạn vào mục 1.Qlý  Nviên (Quản lý nhân viên) (Bấm phím M/Ok). Sau đó màn hình sẽ hiển thị như hình dưới:

hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay

Tại màn hình quản lý nhân viên, bạn vào mục Nviên mới (Nhân viên mới) (Bấm phím M/Ok), sau đó màn hình máy sẽ hiển thị như hình dưới:

hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay

Tại màn hình nhân viên mới, bạn chọn mục Đ.ký V.tay (Đăng ký vân tay) (Bấm phím M/Ok), sau đó màn hình máy chấm công sẽ hiển thị như hình dưới:

hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay

Tại màn hình đặt vân tay, bạn yêu cầu nhân viên mới đặt ngón tay sẽ sử dụng để chấm công vào sensor (Chỗ cảm biến vân tay, lăng kính) 03 lần (Mỗi lần sau 1 tiếng tít báo hiệu), đặt sao cho cân, chuẩn, hơi ấn vân tay vào lăng kính, khi đó máy chấm công sẽ soi được và chụp vân tay của nhân viên mới.

Sau khi đăng ký xong 1 vân tay cho nhân viên mới, bạn ấn phím M/Ok để đăng ký vân tay thứ 2 hoặc ấn phím ESC 1 lần để quay về màn hình Nhân viên mới.

Bạn di chuyển mũi tên xuống nút Đồng ký(M/<-) rồi bấm phím M/Ok, sau đó bạn bấm ESC một vài lần để thoát ra khỏi màn hình menu. Bạn cho nhân viên mới đăng ký vân tay lên máy chấm công thử chấm công xem máy đã chấp nhận chưa (Máy báo "Xin cảm ơn" là ok).

Xem thêm >> TOP 10 máy chấm công vân tay loại nào tốt đẹp, bền, nhạy | 90% doanh nghiệp tin dùng

 

Bước 3: Thực hiện chấm công vân tay và quản lý nhân viên

Lúc này, nhân viên đã có thể bắt đầu thực hiện chấm công vân tay bình thường và dữ liệu sẽ được quản lý nhanh chóng ở phần mềm quản lý nhân sự

 

Một số lưu ý hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay

1. Đăng ký vân tay thế nào khi máy không nhận vân tay?

Chọn ngón tay có vân tay rõ nét, không bị xước. Thông thường chọn ngón tay có hoa tay là tốt nhất. Khi đăng ký, đặt ngón tay thẳng, vân tay ép đều xuống mặt nhận vân tay.

hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay

Đặt tay khi lấy dấu phải thẳng, dứt khoát và nên chọn ngón có hoa tay

 

2. Vân tay đã được đăng ký, sao thiết bị báo không nhận vân tay?

Nguyên nhân chính là do vị trí đặt vân tay lúc đăng ký vân tay và vị trí đặt vân tay lúc chấm công khác nhau nhiều. Bạn đặt lại vân tay cho thẳng, tiếp xúc đều trên bề mặt mắt nhận. Nếu vẫn không được thì đăng ký lại vân tay đó với yêu cầu lúc đăng ký, vân tay phải được đặt thẳng,
ngay ngắn trên mắt nhận.


3. Máy tính và máy chấm công vân tay không kết nối được?

Kiểm tra địa chỉ IP của thiết bị. Thiết bị và máy tính phải cùng lớpđịa chỉ IP và được khai báo trên phần mềm.
Ví dụ: địa chỉ IP máy tính kết nối phần mềm 192.168.1.88 thì cài đặt địa chỉ IP máy chấm công 192.168.1.201 (địa chỉ IP này chưa có ai sử dụng)
- Mở cửa sổ lệnh run (phím tắt: logo window + R), gõ vào dòng lệnh ping 192.168.1.201 (địa chỉ IP thiết bị). Đường truyền tốt sẽ không hiện ra dòng chữ “reply from
192.168.1.201.”
- Nếu hiện ra dòng “Request time out” thì có nghĩa là đường truyền kết nối máy tính với thiết bị bị gián đoạn. Kiểm tra hệ thống dây cáp mạng từ PC đến thiết bị và switch.

 

4. Nhân viên có đi làm nhưng phần mềm không tính công?

- Kiểm tra dữ liệu thô, nếu không có dữ liệu chấm công thì có nghĩa nhân viên đó không chấm công.
- Xem lại mục sắp xếp lịch trình cho nhân viên.
- Nếu dữ liệu thô có ghi nhận dữ liệu chấm công thì kiểm tra lại ca làm việc của nhân viên, khoảng thời gian bắt đầu và cho phép chấm công, các điều kiện đi sớm, về muộn, điều kiện bị coi là vắng mặt trong phần quy định chấm công. Đảm bảo nhân viên đi làm đúng ca, không vi phạm các quy định bị coi là vắng mặt.

 

5. Cần thực hiện thao tác gì trước khi cài đặt lại máy tính có phần mềm chấm công?

- Tải về máy tính dữ liệu chấm công hiện tại.
- Thực hiện lưu trữ dữ liệu hiện tại vào một ổ đĩa khác với ổ C (nơi cài đặt window)
- Sau khi cài đặt lại máy tính, phần mềm chấm công, thực hiện thao tác chọn dữ liệu từ file lưu trữ trước khi cài lại windows.
- Đăng ký lại phần mềm chấm công.

 

Phần mềm quản lý nhân sự TimeHRM - Giải pháp chấm công đa chức năng giúp bạn quản lý nhân viên hiệu quả. Với 12 chức năng quản lý mở rộng, TimeHRM hứa hẹn sẽ là người bạn đồng hành lâu dài theo bạn suốt chặng đường phát triển doanh nghiệp!

Xem thêm >> Hướng dẫn: Cách chỉnh giờ trên máy chấm công sao cho đúng?
FACEBOOK

Mọi Việc Đều Trở Nên Dễ Dàng Với TimeSoft

Hãy để chúng tôi đồng hành cùng thành công của bạn

nhân viên

+50

Nhân viên

khách hàng

+500

Khách hàng

đối tác

+10

Đối tác

phần mềm timesoft

Hotline 0977 052 668

Các chủ phòng Gym, Spa, Fitness, Aerobic, Bể bơi, Yoga... đang quản lý khách hàng như thế nào?

Đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày để khám phá