KPI là gì? Những vấn đề về KPI mà Người Quản Lý nào cũng phải biết

01/06/2018 11:28   by Admin

KPI là cách chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu đo lường, đánh giá nhân viên trong các doanh nghiệp. Hiểu biết về KPI là yêu cầu hàng đầu của người quản lý. Nắm rõ KPI là gì và cách lập chỉ số KPI cho nhân viên sẽ giúp hoạt động quản trị của bạn có hiệu quả cao hơn.

KPI LÀ GÌ? CÁC PHƯƠNG DIỆN CỦA KPI

1. KPI là gì?

kpi là gì

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.

2. Mục đích xây dựng hệ thống đánh giá KPI

Việc thiết lập hệ thống KPI trong công việc nhằm mục đích:
 
- Đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
 
- Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
 
- Việc sử dụng các chỉ số KPI góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…
 
>> Cùng bàn về người quản lý giỏi là người như thế nào?
 

3. Các phương diện của hệ thống KPI

kpi là gì?
KPI là gì?
 

CÁCH LẬP CHỈ SỐ KPI CHO NHÂN VIÊN

Hiện nay có khá nhiều tài liệu hướng dẫn xây dựng KPI cho nhân viên, tuy nhiên hầu hết các tài liệu đó còn chưa nêu đủ 8 bước trong cách lập chỉ số KPI như sau:

1.  Xây dựng bản đồ chiến lược
kpi là gì
KPI là gì?
 
Trong cách xây dựng KPI cho nhân viên, đầu tiên là phải xác định và xây dựng chiến lược cho doanh nghiệp.
 
Ngày nay, có nhiều doanh nghiệp hàng đầu đã đưa vào sử dụng các công cụ như Strategy Map (bản đồ chiến lược) hay bản đồ tạo giá trị để có thể vạch ra một hướng hành động hiệu quả nhằm giúp đạt được các tuyên bố về giá trị (phân phối đầu ra) và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược và quản lý kinh doanh được hiệu quả.
 
Tùy thuộc vào tuyên bố giá trị, mỗi doanh nghiệp có thể lập chiến lược kinh doanh và xác định được hạng mục Cấp độ 3 (tác nhân thúc đẩy giá trị) nào là quan trọng hơn cả.
 
Ví dụ: một công ty đi theo tuyên bố giá trị “vận hành xuất sắc” phải đặt ưu tiên hàng đầu lên các hoạt động nội bộ, lập chiến lược kinh doanh do đó cần nhấn mạnh “hiệu quả làm việc nội bộ” và sẽ có thêm nhiều chỉ số KPI cho khía cạnh đó.
 
 
 
2. Xác định bộ phận xây dựng KPI
kpi là gì
KPI là gì?
 
- Các bộ phận tự xây dựng KPI: khi đó các bộ phận này trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp của những người có chuyên môn.
 
- Người xây dựng KPI: thường là do trưởng bộ phận xây dựng. Họ là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
 
Ưu - nhược điểm của cách xây dựng KPI cho nhân viên theo phương pháp này:
 
- Ưu điểm: có tính khả thi cao và sẽ thể hiện được rõ chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
 
- Nhược điểm: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPI như: đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, cần có sự kiểm định, đánh giá của những người có chuyên môn, am hiểu về công việc.
 
>> Xem thêm: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, kho hàng để tối ưu hiệu quả việc kinh doanh
 
3. Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính (KPQ)
 
Đặt ra các KPQ để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường xuống đến mức súc tích và có ý nghĩa nhất.
 
Để đề ra các KPQ cần chú ý:
 
- Đảm bảo chúng liên quan mật thiết đến doanh nghiệp
 
- Kết nối càng nhiều người càng tốt
 
- Đảm bảo tính chính xác của KPQ
 
- Sử dụng câu hỏi mở
 
- Tập trung vào hiện tại và tương lai, KPQ nên dẫn dắt được chúng ta đến tương lai để bắt đầu cải thiện.
 
- Sàng lọc KPQ trong quá trình sử dụng
 
>> Xem ngay: Năng lực chuyên môn là gì? Nguyên tắc xây dựng năng lực chuyên môn
 
4. Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận
 
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng và trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận đó. Hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
 
5. Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh
 
Với mỗi một vị trí chức danh thì người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc).
 
Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI. Do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
 
6. Xác định các chỉ số KPI và thu thập dữ liệu
kpi là gì
KPI là gì?
 
Đây là một khía cạnh mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng các KPI. Các doanh nghiệp cần phải đánh giá một cách cẩn thận các thế mạnh và cả điểm yếu của các loại công cụ đo lường khác nhau và chọn ra loại nào thích hợp nhất.
 
Cần phải xem xét:
 
- Phương thức thu thập dữ liệu
 
- Nguồn dữ liệu
 
- Công thức/Thang điểm/Phương pháp đánh giá
 
- Tần suất
 
7. Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh
 
Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
 
Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số
 
8. Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương, thưởng
 
Với mỗi điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
 
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPI linh hoạt trong các bước.
 

CÁCH TÍNH KPI - KPI MẪU

​ KPI là gì

KPI là gì?

Sau đây là cách tính KPI theo hiệu suất và giai đoạn:

1. Cách tính KPI

- Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần

Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế ÷ Mục tiêu) x Trọng số
 
Ví dụ về KPI 1: nhân viên A có KPI thuộc nhóm A, có trọng số 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI là 100, kết quả đạt được thực tế là 90.
 
Như vậy, hiệu suất KPI (1) của nhân viên X sẽ được tính như sau:
 
(90 ÷ 100) x 30 = 27 (%)
 
- Cách tính KPI theo hiệu suất tổng
 
Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …
 
Ví dụ về KPI 2: nhân viên B có tổng cộng 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt 27%, KPI (2) đạt 36%, KPI (3) đạt 25%.
 
Như vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên X sẽ là:
 
27 + 36 + 25 = 88 (%)
 
- Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian: điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.
 
>> Xem thêm: Hồ sơ nhân viên | Cách quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất
 

2. KPI mẫu

- KPI mẫu cho bộ phận IT
  • Chỉ số dành cho công việc hỗ trợ: tỷ lệ than phiền nội bộ, tỉ lệ số lần xử lý trong lần đầu tiên…
  • Chỉ số dành cho việc vận hành hệ thống: tỷ lệ thời gian hệ thống giảm do sự cố, thời gian trung bình để xử lý sự cố, tỉ lệ sự cố lặp lại trên tổng số các sự cố…
  • Chỉ số tài chính liên quan đến IT: tỷ lệ chi phí tiết kiệm được nhờ ứng dụng IT, độ chính xác trong thông số chi phí về dịch vụ IT
- KPI mẫu cho phòng Nhân sự
  • Tuyển dụng: chi phí và thời gian trung bình để tuyển dụng mỗi vị trí, số lượng CV nhận được trên mỗi kênh, tỉ lệ các cuộc phỏng vấn được thực hiện trên lượng CV, tỉ lệ nhân viên mới trên toàn bộ nhân sự…
  • Đào tạo: chi phí đào tạo so với tổng tiền lương, tỉ lệ nhân viên được đào tạo trên tổng số nhân sự, số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên, chỉ số hài lòng của nhân viên sau khi được đào tạo…
  • Các chỉ số khác như: hiệu quả làm việc, mức độ trung thành của nhân viên, lương thưởng, an toàn lao động...

ƯU - NHƯỢC ĐIỂM KHI SỬ DỤNG HỆ THỐNG KPI

1. Ưu điểm khi thiết lập KPI

​ KPI là gì?

KPI là gì?
 
- KPI là cách nhanh chóng cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.
 
- Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.
 
- Giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.
 
- Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.
 
- Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc ĐGTHCV sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.
 

2. Nhược điểm khi sử dụng hệ thống KPI

- Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống quản trị của doanh nghiệp.
 
- Các chỉ số KPI không đạt được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế): Mục tiêu xây dựng quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình. Điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.
 
- Các chỉ số KPI không có hạn định cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc
 
- Khi sử dụng các tiêu chí KPI làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài.
 

Phần mềm quản lý Nhân sự TimeHRM - Giải pháp quản lý nhân sự, tính lương, chấm công hiệu quả nhất cho mọi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, đoàn thể!

TimeHRM có gì? - Cung cấp tới 12 chức năng quản lý nhân sự mở rộng, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý, từ quản lý bộ phận, quản lý ngày công, quản lý bảng lương, quản lý bảo hiểm,...Kết hợp với máy chấm công chuyên dụng, TimeHRM chắc chắn sẽ là sự lựa chọn thông minh nhất của người quản lý! 

 

 

Mọi Việc Đều Trở Nên Dễ Dàng Với TimeSoft

Hãy để chúng tôi đồng hành cùng thành công của bạn

nhân viên

+50

Nhân viên

khách hàng

+500

Khách hàng

đối tác

+10

Đối tác

phần mềm timesoft

Hotline 0977 052 668

 

Các chủ phòng Gym, Spa, Fitness, Aerobic, Bể bơi, Yoga... đang quản lý khách hàng như thế nào?

Đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày để khám phá